KPI là một chỉ số hiệu suất chính, còn được gọi là chỉ số KPI. KPI là một hệ thống các thước đo phản ánh việc đạt được các mục tiêu của công ty, bộ phận hoặc cá nhân. KPI thường được xây dựng bằng phương pháp Thẻ điểm cân bằng (BSC). Theo dõi bài viết của pressbistro để tìm hiểu KPI là gì? Lợi ích của chỉ số KPI nhé!
KPI là viết tắt của từ Key Performance Indicator, KPI là cơ sở để người quản lý đánh giá hiệu quả hoạt động của các bộ phận, nhân viên và đưa ra các biện pháp khuyến khích phù hợp với từng bộ phận và nhân viên.
Theo phương pháp BSC, chiến lược của một công ty được thể hiện trong các mục tiêu chiến lược của bản đồ chiến lược. Bản đồ chiến lược bao gồm các mục tiêu từ bốn khía cạnh: tài chính, khách hàng, quy trình nội bộ và học tập. Từ đó, các công ty hiện thực hóa các mục tiêu cụ thể và thiết lập các thước đo (kế hoạch) ở cấp công ty, bộ phận và cá nhân.
KPI phải liên quan đến các đặc điểm của bộ phận và chức danh công việc. Các nhà quản lý áp dụng KPI để đánh giá hiệu quả của các vị trí và kết quả là tính toán và trả lương cho nhân viên hoặc thưởng KPI.
II. Lợi ích của chỉ số KPI
KPI là công cụ để thực hiện và đo lường hiệu quả của việc thực hiện chiến lược. KPI giúp các nhà điều hành cập nhật liên tục tình trạng hoạt động kinh doanh của họ.
Đo lường hiệu suất kinh doanh, bộ phận và cá nhân dựa trên các mục tiêu đã đặt
Chúng tôi hỗ trợ quản lý và cung cấp hệ thống lương thưởng theo kết quả phù hợp. Từ đó, bạn có thể thúc đẩy nhân viên của mình hoàn thành công việc tốt hơn.
Giúp nhân viên có cái nhìn tổng thể về mục tiêu công việc. Hiểu các nhiệm vụ quan trọng và sắp xếp thứ tự ưu tiên để đạt được mục tiêu của bạn.
Chúng tôi hoạch định và phát triển chiến lược kinh doanh theo mục tiêu sâu sắc của mỗi người.
III. Phân loại chỉ số KPI
1. KPI là chiến lược
KPI chiến lược là những KPI gắn liền với các mục tiêu chiến lược như lợi nhuận, doanh thu, thị phần và thương hiệu. Các chỉ số này ảnh hưởng trực tiếp đến sự tồn tại và hỗ trợ việc thực hiện chiến lược của công ty.
2. KPI chiến thuật
KPI chiến thuật là một mục tiêu được liên kết với một hoạt động cụ thể để đạt được một mục tiêu chiến thuật, hoặc mục tiêu chiến lược.
Từ đó, KPI chiến lược có thể được xem là mục tiêu cấp công ty và được giao cho các thành viên hội đồng quản trị hoặc các phòng ban. Các nhà quản lý bộ phận phân tích các số liệu này cho các mục tiêu cụ thể hơn ở cấp chiến thuật hoặc bộ phận và phân công trách nhiệm tương ứng của họ cho các thành viên.
IV. Tại sao KPI chiến thuật đạt nhưng mục tiêu chiến lược không đạt
KPI chiến thuật được thiết lập không gắn với các mục tiêu chiến lược
Điều này là do các KPI chiến thuật được thiết lập không gắn với các mục tiêu chiến lược.
Thiết lập KPI chiến thuật quá thấp sẽ luôn giúp các phòng ban và nhân viên đạt được mục tiêu, nhưng sẽ không giúp được gì nhiều để giúp họ đạt được mục tiêu chiến lược của công ty. Vấn đề này cũng liên quan đến sự kết nối giữa các mục tiêu chiến lược và chiến thuật, nhưng nó liên quan đến sự kết nối “số kế hoạch” giữa hai loại mục tiêu. Giải quyết vấn đề này cần phân tích KPI chiến lược và phân bổ hợp lý.
Quá nhiều KPI chiến thuật sẽ dẫn đến việc mất tập trung và định hướng chiến lược trong các hoạt động kinh doanh, nguồn lực bị phân tán và không đạt được mục tiêu quan trọng.
V. Đặc điểm nổi bật của bộ chỉ số KPI tốt là gì?
Phù hợp với các mục tiêu chiến lược
Trọng tâm – Điều này thường được thể hiện bằng trọng số của mục tiêu hoặc mục tiêu. Nói cách khác, bạn cần tập trung mục tiêu của mình (vào định hướng chiến lược và ưu tiên) thay vì nhập quá nhiều mục tiêu phân tán. Một chỉ số có tỷ trọng nhỏ hơn 1% có thể được xem là bị bỏ rơi để ưu tiên cho các chỉ số khác.
KPI của bộ phận và cá nhân phải phù hợp với chức năng được giao. Công ty giao chức năng quản lý các khoản phải thu cho bộ phận bán hàng của mình. Khi làm như vậy, bạn không thể chỉ định một tỷ lệ nợ cho Bộ phận Kế toán, chẳng hạn như “Tỷ lệ không nợ: dưới 10% tổng thu nhập.”
Đáp ứng các tiêu chuẩn SMART – cụ thể, có thể đo lường, có thể đạt được, thực tế và đúng thời gian.
VI. Cách xác định KPI
Để làm cho hệ thống KPI của bạn thành công, điều quan trọng là phải xác định kpI một cách chính xác. Vì vậy, nhà quản lý cần bắt đầu từ những điều cơ bản nhất. Đó là về việc hiểu các mục tiêu của tổ chức bạn, phát triển một kế hoạch để đạt được chúng và xác định những người có liên quan đến việc thực hiện chúng. Từ đó, bạn bắt đầu xây dựng KPI phù hợp cho các quy trình kinh doanh của mình, không chỉ cho các hoạt động của nhân viên.
Điều này đòi hỏi các nhà phân tích, giám đốc bộ phận và giám đốc phải liên tục theo dõi và tuân thủ các quy trình của công ty. Từ đó, hiểu và đưa ra các KPI phù hợp và ai là người chịu trách nhiệm về chúng.
VII. Một số lưu ý đối với KPI
Trước khi xây dựng KPI, các công ty phải tạo ra các tiêu chuẩn theo ngữ cảnh
Trước khi xây dựng KPI, các công ty phải tạo ra các tiêu chuẩn theo ngữ cảnh cho các thước đo. Chỉ khi đó, người thực hiện mới có thể hiểu rõ ràng ý nghĩa của từng KPI. Tên chỉ số và chỉ số có khả năng chứa các so sánh ngầm (điểm chuẩn) với các mốc cụ thể, chẳng hạn như mức trung bình của ngành và tốc độ tăng trưởng hàng năm. Ví dụ, tốc độ tăng trưởng của ngành là 25%. Và các công ty muốn đạt được tỷ lệ cao hơn mức trung bình của ngành.
KPI thường được xem xét ở cấp điều hành. Do đó, bạn không nên theo dõi tất cả các chỉ số hiệu suất ở nhiều vị trí. Ví dụ, ở cấp độ chiến lược, các công ty chỉ nên theo dõi và đo lường các số liệu có ảnh hưởng lớn nhất đến công ty.
KPI ngày càng được nhiều công ty cần để đánh giá hiệu quả công việc của người quản lý. Tuy nhiên, làm thế nào để doanh nghiệp của bạn đánh giá và quản lý KPI một cách hiệu quả lại là một vấn đề làm đau đầu nhiều nhà quản lý. Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu hơn về KPI là gì? và vai trò của nó trong kinh doanh doanh nghiệp.
